INFORMATIVA – COVISIAN Smile.CX

ai sensi degli artt. 13 – 14 del Regolamento UE 2016/679

La normativa vigente, con particolare riferimento al Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali, di seguito "GDPR") e al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. (di seguito, "Codice Privacy") garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali, assicurando che i dati siano trattati in modo lecito e secondo correttezza.

Alla luce di quanto sopra, Covisian S.p.A. (qui di seguito indicata anche come "Titolare" o la "Società"), con sede legale in via dei Valtorta, 47 – 20127 Milano (MI), in qualità di Titolare del trattamento Le fornisce le seguenti informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali e delle categorie particolari di dati personali, come di seguito definiti, in conseguenza dell’utilizzo dell’App "Covisian Smile.CX" (di seguito l’"App").

• QUALI DATI PERSONALI CHE LA RIGUARDANO POSSONO ESSERE TRATTATI

  Ai fini della presente informativa, sono da intendersi nel complesso quali "Dati" tutte le informazioni riguardanti la Sua persona, idonee a identificarla direttamente e/o indirettamente come, ad esempio, i Suoi dati anagrafici e di contatto, di seguito meglio descritti:

  • dati anagrafici, come ad esempio il nome e cognome (di seguito, "Dati Anagrafici");
  • dati di contatto, come ad esempio il numero di telefono e l’indirizzo e-mail (di seguito, "Dati di Contatto");
  • dati relativi alle comunicazioni effettuate tramite l’App, compresi gli eventuali file allegati alle conversazioni (di seguito, "Dati di Comunicazione");
  • dati raccolti direttamente dal dispositivo utilizzato, quali la tipologia dello stesso, il sistema operativo, la lingua (di seguito, "Altri Dati").

  Previa Sua specifica autorizzazione, che verrà richiesta mediante gli appositi strumenti del Suo device al momento del primo utilizzo di specifiche funzioni dell'App che implichino tali trattamenti, la Società può altresì trattare ulteriori Dati, quali:

  • dati relativi alla sua immagine, acquisiti tramite la fotocamera e la libreria foto del Suo dispositivo, qualora Lei abbia autorizzato l'App ad accedervi, con le modalità di cui sopra (di seguito, "Dati relativi all'Immagine");
  • dati relativi alla sua voce, acquisiti tramite il microfono del Suo dispositivo, qualora Lei abbia autorizzato l'App ad accedervi, con le modalità di cui sopra (di seguito, "Dati relativi alla Voce");
  • dati relativi al calendario, nell’ambito delle informazioni da lei spontaneamente inserite nel calendario dell’App, qualora Lei abbia autorizzato l'App ad accedervi, con le modalità di cui sopra (di seguito, "Dati relativi al Calendario");

• PER QUALI FINALITÀ POSSONO ESSERE UTILIZZATI I SUOI DATI PERSONALI E SU QUALE PRESUPPOSTO DI LICEITÀ

  I Dati saranno trattati per le seguenti finalità:

  • Utilizzo dell’App.

  I suoi Dati, e in particolare gli Altri Dati, saranno trattati per consentirLe di accedere ai servizi offerti mediante l'App.

  Presupposto per il trattamento: esecuzione di misure contrattuali (art. 6, par. I, lett. b), GDPR). Il conferimento degli Altri Dati è facoltativo, ma in caso di mancato conferimento degli stessi la Società non potrà fornirLe i servizi offerti mediante l'App.

  • Comunicazione corporate.

  I Suoi Dati saranno trattati per finalità di comunicazione / messaggistica corporate, per consentirLe di comunicare rapidamente, in modalità remota, con la Società e con i Suoi colleghi per lo svolgimento della Sua attività lavorativa.

  Presupposto per il trattamento: legittimo interesse della Società a migliorare la comunicazione corporate (art. 6, par. I, lett. f, GDPR). Il conferimento dei Dati è facoltativo, ma il mancato conferimento degli stessi potrà comportare l’impossibilità di avvalersi dell'App per finalità di comunicazione corporate.

  • Team building.

  I Suoi Dati saranno trattati per consentirLe di comunicare con la Società e con i Suoi colleghi per questioni non direttamente connesse con lo svolgimento della Sua attività lavorativa, come ricevere inviti ad eventi o altre comunicazioni di carattere informativo, da parte della Società e/o delle altre società del Gruppo Covisian (di seguito, il "Gruppo Covisian"), relativi a iniziative della Società e/o del Gruppo Covisian.

  Presupposto per il trattamento: legittimo interesse della Società a migliorare la comunicazione e i rapporti interni alla Società e comunque a stimolare il team building, inteso come momento di dialogo e comunione all’interno della squadra di lavoro (art. 6, par. I, lett. f, GDPR). Il conferimento dei Dati è facoltativo, ma il mancato conferimento degli stessi potrà comportare l’impossibilità di ricevere inviti a eventi e le altre comunicazioni di carattere informativo di cui sopra.

  • Agevolazioni promozionali / convenzioni a uso interno.

  I Suoi Dati Anagrafici e Dati di Contatto saranno trattati per informarLa circa la possibilità di accedere ad agevolazioni, vantaggi e/o convenzioni, della Società e/o di terze parti (compresi clienti /committenti del Gruppo Covisian), escludendo comunque qualsiasi forma di profilazione da parte della Società stessa.

  Presupposto per il trattamento: legittimo interesse della Società di offrire agevolazioni, vantaggi e/o convenzioni al personale (art. 6, par. I, lett. f, GDPR). Il conferimento dei Dati è facoltativo, ma il mancato conferimento degli stessi potrà comportare l’impossibilità di inviarLe comunicazioni relative ad agevolazioni promozionali / convenzioni a uso interno.

  • Assistenza tecnica.

  I Suoi Dati saranno trattati per consentire alle pertinenti funzioni aziendali di svolgere attività di assistenza tecnica, anche mediante accesso ai Suoi dispositivi.

  Presupposto per il trattamento: esecuzione di misure contrattuali (art. 6, par. I, lett. b), GDPR). Il conferimento dei Dati è facoltativo ma il mancato conferimento degli stessi potrà comportare l’impossibilità di dare corso ad eventuali richieste di assistenza tecnica.

  • Finalità connesse ad esigenze di tutela dei diritti, anche dell'interessato.

  I suoi Dati saranno trattati dalla Società per tutelare i propri diritti, o per agire in giudizio, anche avanzando pretese nei confronti suoi o di terze parti, nonché per poter provare di aver fornito riscontro alle eventuali richieste di esercizio di uno o più diritti dell'interessato, descritti dettagliatamente di seguito al punto 7 della presente informativa.

  Presupposto per il trattamento: legittimo interesse della Società alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. I, lett. f), GDPR). In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra le finalità di cui sopra e la presente ulteriore finalità).

  • Assolvimento di richieste giuridicamente vincolanti per adempiere a obblighi legali, regolamenti o provvedimenti / richieste delle autorità competenti, anche di vigilanza.

  I suoi Dati potrebbero essere trattati per adempiere a un obbligo legale e/o a provvedimenti / richieste delle autorità competenti, anche di vigilanza.

  Presupposto per il trattamento: obblighi di legge, ai quali la Società è soggetta (art. 6, par. I, lett. c, GDPR). In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra le finalità di cui sopra e la presente ulteriore finalità).

• DA QUALI FONTI POSSONO ESSERE RACCOLTI I DATI E CON QUALI MODALITA’

  I Dati possono essere raccolti dal Titolare direttamente presso di Lei, mediante il conferimento degli stessi da parte Sua, o presso il dispositivo da Lei utilizzato.

  La Società può raccogliere i Dati quando Lei:

  • utilizza le funzionalità dell’App;
  • contatta la Società al fine di richiedere assistenza tecnica.

  Lei potrà chiedere alla Società, in qualsiasi momento, di aggiornare e/o integrareI Suoi Dati scrivendo al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@covisian.com.

• COME MANTENIAMO SICURI I SUOI DATI PERSONALI E PER QUANTO TEMPO

  Il trattamento dei suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate.

  Il trattamento avverrà in ogni caso tramite strumenti idonei a garantire la riservatezza mediante l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione, oltre che l'utilizzo di misure di sicurezza adeguate al rischio. Limitiamo l’accesso ai Suoi Dati solamente a coloro che necessitano di utilizzarli per finalità rilevanti.

  Adottiamo, tra le altre, misure come la cifratura dei Dati in transito e a riposo.

  Conserviamo i suoi Dati solo per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata, in ogni caso nel rispetto della retention policy della Società resa disponibile secondo le modalità previste per la comunicazione delle procedure aziendali (di seguito, "Retention Policy"). Pertanto, se i Dati sono trattati per due differenti finalità, conserveremo tali Dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo; tuttavia, non tratteremo più i Dati per quella finalità per la quale sia terminato il periodo di conservazione. I Dati che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, vengono anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o distrutti in modo sicuro.

  Qui di seguito riportiamo i tempi di conservazione in relazione alle differenti finalità sopra elencate:

  • Utilizzo dell’App.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati fino a un massimo di dodici mesi dall’ultimo accesso.

  • Comunicazioni corporate.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a sei mesi.

  • Team building.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a sei mesi.

  • Agevolazioni promozionali / convenzioni a uso interno.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a tre mesi dal termine dell'agevolazione / convenzione, per poter consentire all'interessato di provare la sussistenza del diritto di accedere alla singola agevolazione / convenzione, in caso di eventuali contestazioni.

  • Assistenza tecnica.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a sei mesi dalla conclusione dell'attività di assistenza / manutenzione remota, in analogia con i tempi di conservazione dei log degli Amministratori di Sistema della Società.

  • Finalità connesse ad esigenze di tutela dei diritti, anche dell'interessato.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata dei relativi procedimenti, e comunque per il tempo ritenuto ragionevolmente necessario dalla Società per la tutela dei propri diritti, anche in relazione ai relativi termini prescrizionali.

  Con particolare riferimento ai Dati conservati per fornire la prova del riscontro all'interessato, tali Dati saranno conservati per un periodo di dieci anni dall'ultima richiesta dell'interessato stesso, o dall'ultima comunicazione interruttiva della prescrizione, coerentemente con i termini prescrizionali previsti dal codice civile.

  • Adempimento di richieste giuridicamente vincolanti per adempiere a obblighi legali, regolamenti o provvedimenti / richieste delle autorità competenti, anche di vigilanza.

  I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata dei procedimenti presso le pertinenti autorità competenti, oltre ai relativi tempi di prescrizione.

• CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I SUOI DATI PERSONALI

  Ai Dati possono avere accesso i soggetti debitamente autorizzati e istruiti dalla Società.

  In particolare, per lo svolgimento di talune delle attività di trattamento dei Dati, la Società potrà comunicare gli stessi alle seguenti categorie di soggetti esterni, i quali tratteranno tali Dati in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente designati dalla Società in conformità alla normativa vigente (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento):

  • fornitori esterni che forniscono supporto per l’erogazione dei servizi;
  • altre società del Gruppo Covisian, con sede nel territorio dell'Unione Europea, sulla base di uno specifico accordo di servizio intercompany;
  • forze di polizia e altre amministrazioni pubbliche, in adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti o dalla normativa applicabile, comprese le autorità di vigilanza di volta in volta competenti (ad esempio, Autorità Garante per la protezione dei dati personali).

  In ogni caso, qualsiasi accesso ai suoi Dati è limitato alle persone che hanno necessità di venirne a conoscenza per adempiere alle loro responsabilità professionali, per effetto di un'apposita lettera di autorizzazione.

  Potrà contattare la Società con le modalità previste nel paragrafo "Contatti" se desidera chiedere di poter visionare la lista dei responsabili del trattamento e degli altri soggetti cui comunichiamo i Dati.

• TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

  La Società potrebbe dover trasferire i suoi Dati verso Paesi che non appartengono allo Spazio Economico Europeo (SEE) (di seguito i "Paesi Terzi"), le cui leggi in materia di protezione dei Dati potrebbero prevedere standard diversi da quelli del SEE. In tale ultimo caso, la Società assicurerà che tutti i suoi Dati accessibili al di fuori del SEE siano trattati con tutele appropriate.

  La Società fornirà garanzie e tutele adeguate per tali trasferimenti transfrontalieri, in conformità con quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali; tra di esse rientrano l’uso di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea, Codici di Condotta e/o Norme Vincolanti d’Impresa. Tali clausole impongono simili obbligazioni nella tutela dei dati direttamente in capo al destinatario, a meno che sia concesso dalla legge applicabile in materia di protezione dei dati di trasferire i dati senza tali formalità.

  Alcuni Paesi Terzi, come il Canada e la Svizzera, sono stati autorizzati dalla Commissione Europea in quanto forniscono una protezione simile a quella della normativa dello SEE in materia di protezione dei dati, e pertanto non sono necessarie tutele legali supplementari.

  In ogni caso, laddove tale trasferimento si rendesse necessario, la Società avrà cura di specificare previamente il Paese Terzo di destinazione nonché lo specifico strumento adottato per il trasferimento dei Dati verso tale Paese.

• I SUOI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI E IL SUO DIRITTO DI AVANZARE RECLAMO DINNANZI ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

  Lei ha diritto di chiedere alla Società, nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR:

  • l’accesso ai Dati che La riguardano, nonché la loro rettifica;
  • la cancellazione dei Dati;
  • la limitazione del trattamento;
  • nei limiti dei Dati trattati per finalità contrattuali e/o sulla base del Suo consenso, e trattati con modalità automatizzate, la ricezione di tali Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (portabilità) e/o la trasmissione degli stessi ad un altro titolare del trattamento (cd. "portabilità").

  Per esercitare i Suoi diritti, Lei potrà contattare la Società al seguente indirizzo: privacy@covisian.com.

  Diritto di opposizione: Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati da parte della Società per il perseguimento del proprio legittimo interesse, per le finalità di cui sopra sub 2.b, 2.c., 2.d, 2.f. La richiesta di opposizione va indirizzata al seguente indirizzo: privacy@covisian.com.

  L’esercizio dei diritti dell'interessato soggiace ad alcune eccezioni, in particolare finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di reati) e/o alla tutela dei diritti della Società. Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei menzionati diritti, sarà onere della Società verificare che Lei sia legittimato a esercitarlo e Le sarà dato riscontro, di regola, entro un mese.

  Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati non sia conforme con quanto previsto dal GDPR, inoltre, lei ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.gpdp.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.

• CONTATTI

  I dati di contatto della Società, quale titolare del trattamento, sono i seguenti: via dei Valtorta, 47 – 20127 Milano (MI) – privacy@covisian.com.

  I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) della Società sono i seguenti: dpocorporate@covisian.com.

Milano, 03 marzo 2022.

Il Titolare del trattamento

COVISIAN S.p.A.

CONFERMA DI PRESA VISIONE DELL’INFORMATIVA

Confermo di aver ricevuto, anche mediante modalità telematiche (tramite piattaforma munita di apposito log) copia dell'Informativa relativa al trattamento dei miei dati personali da parte della Società, che ho interamente letto e compreso.